Quasiminimalista – E liberaci dalla carta

Post pratico oggi, giusto per chiudere il periodo dei 730. Fino a due anni fa  le ricevute, i diplomi, le comunicazioni importanti, la corrispondenza bancaria finivano qui. Perlomeno finchè ci stavano. Poi c’erano gli addenda, sotto forma di altre scatole. Il coperchio non si chiudeva più da un pezzo. Scontrini e documenti scivolano dentro in ordine sparso. Si, c’erano alcune cartelline, giusto per separare le cose più importanti ma, mentre passavano i mesi e le carte si accumulavano, diventava sempre più semplice, per me,  sollevare il coperchio e infilarci buste e comunicazioni, tanto da lì non scappavano, mi dicevo.

  Naturalmente, nel momento in cui c’era da radunare il  materiale  necessario  alla compilazione della denuncia dei redditi, dovevo  prevedere  almeno  un’ora  di lavoro di selezione. Quando poi mi  serviva un  certificato urgente, più di frequente di quanto mi  piacesse,  la  soluzione più rapida  era rovesciare il contenuto,  dragare il fondo, riemergere  dopo la  pesca con il pezzetto di  carta e ricacciare  dentro tutto,  aumentando il  caos.

 Un giorno ho deciso di armarmi e attaccare quella montagna di  carta.  Prima mi  sono documentata sul web, sui siti delle forze  dell’ordine, per esempio, per sapere con  esattezza per quanto  tempo, legalmente, è necessario conservare le copie cartacee, delle ricevute fiscali, della corrispondenza  bancaria, di ogni tipo di attestato che mi era passato per le mani ed era stato parcheggiato nello scatolone. Mi sono servite due lunghe sere invernali per riemergerne ma, alla fine, tutto il contenuto era stato diviso  in gruppi: da buttare, da scansionare e buttare, da scansionare e tenere. Il terzo gruppo, da tenere, era stato ulteriormente diviso per tipologia di documento, giusto per fare fatica una volta sola.

Una volta terminata questa prima parte, ho passato allo scanner tutti i documenti del secondo e del terzo gruppo. Mentre lo facevo ho creato nel Mac un sistema di directories il più possibile ordinato. Per la scansione, dopo analisi delle caratteristiche degli scanner in vendita, ho scelto il Fujitsu Scan Snap S1500M, ritenendolo il più adatto alle mie esigenze. 

Nel caso ci fossero dei documenti che non potevano essere caricati in questo tipo di scanner documentale, ho risolto con un meno recente scanner piano HP, più lento ma adatto allo scopo. Sono passati attraverso lo scanner, tra gli altri: dieci anni di buste paga, quindici anni di corrispondenza bancaria, diplomi e attestati, tutti i 730 degli anni precedenti, comprese le ricevute per le detrazioni, tutti i documenti di identità.

Al momento della scansione si possono compiere più scelte: trasformare il file in un pdf, in un’immagine, sottoporlo al riconoscimento caratteri. Ho scelto il pdf, per comodità personale. Naturalmente, appena completata l’opera, ho provveduto a effettuare  un completo backup, secondo le modalità descritte in questo post.

Quello che devo conservare ora è contenuto solo in due raccoglitori di cartone. Nei raccoglitori ci sono alcune cartelline trasparenti, etichettate, nelle quali infilo, man mano, ricevute e documenti. Ogni tre mesi dedico mezz’ora del mio tempo  a digitalizzare i documenti nuovi che ricevo. Per radunare i
documenti per la denuncia dei redditi mi servono, più o meno, sessanta secondi: il tempo di prendere il raccoglitore ed estrarre la cartellina.

Per limitare l’accumularsi di carta ho chiesto, dove possibile, di ricevere comunicazioni tramite email. Anche solo per quanto riguarda le bollette e le comunicazioni bancarie questa scelta diminuisce notevolmente la mole di materiale da gestire.  

In un sussulto di nostalgia per i tempi della scuola, mentre facevo le pulizie in solaio, ho applicato lo stesso metodo a biglietti, bigliettini, cartoline, vecchi temi, disegni, appunti dall’asilo all’università. Ho scansionato tutto e ho tenuto la copia cartacea solo di quello a cui ero più affezionata e che non sono riuscita a buttare ma, anche in questo caso, ho eliminato cumuli di carta, liberato spazio e fatto ordine. Se voglio rituffarmi nel passato, ci metto dieci secondi a trovare e ad aprire i file in cui ho salvato le copie digitali. Non ho terminato: ho ancora altro materiale che ho deciso di digitalizzare ma, secondo me, l’inverno è una stagione infinitamente migliore per dedicarsi a queste amene attività.

Adesso chiudo: tra poco inizia il Keynote di Steve Jobs. La mia parte apple-addicted stasera prenderà decisamente il sopravvento.

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10 commenti to “Quasiminimalista – E liberaci dalla carta”

  1. Gulp! Ci ho pensato che dico centinaia di volte, migliaia ! Ma-non-ce-la-faccio !!! Unarosaverde santa subito! Secondo me si potrebbe fare anche di lavoro, uno ti pagherebbe chissà quanto pur di non mettersi a scartabellare anni e anni di scartoffie…Mamma mia hai tutta la mia stima e ammirazione

    • Di lavoro proprio no! Gli statunitensi però se lo sono inventato: ci sono alcune persone che diventano decluttering coach per professione.
      Il risultato mi piace immensamente, la strada per arrivarci è noiosa, monotona e le curve fanno venire il vomito!
      Dal tempo che ci si mette ad uscire dal caos si impara a non accumulare. Inevitabile.
      Consiglio: poco per volta. Comincia da un cassetto una volta al mese. E limitati ad una stanza fino a quando hai finito i cassetti! Ci metterai un anno ma non importa. Pian piano si ingrana, si impara, si diventa più veloci. Non sai la soddisfazione alla fine. Questo commento lo scrivo per me: quest’inverno devo digitalizzare le foto di famiglia, patrimonio che inizia praticamente dal dagherrotipo e arriva alla macchina digitale. Verrò a rileggermi quando avrò i conati per la noia!

  2. …ops…ma sei davvero mitica!
    Se abitassi vicino a casa mia ti farei una lettera di rpesentazione per venire a far eun colloquio in ditta…
    Accidenti che organizzazione!! quasi quasi mi spaventi…

    • Deformazione professionale, temo, puro approccio da ingegnere: sulla mia scrivania in ufficio ci sono un PC, due portapenne, il cellulare e una cartellina trasparente che non raggiunge mai più di mezzo centimetro di altezza. Altrimenti significa che non sto reagendo abbastanza velocemente.
      Deformazione personale temo: sono pigrissima e ho pochissima voglia di fare le polveri alle cose. Ho scoperto che meno oggetti ci sono in giro, più tempo libero mi rimane. Quindi investo un po’ di questo tempo volentieri (dai, quasi volentieri) per facilitarmi la vita!

  3. stavo cercando una segretaria. Non è che…..?
    😉

    PS: Pagherei per riuscire ad avere una scrivania come la tua….ma è più forte di me, la ripulisco solo quando non riesco a più vedere chi mi parla dall’altra parte!

  4. Vabbè, magari un giorno scriverai una sorta di manuale delle giovani marmotte e me lo invii. Io ogni volta penso di archiviare tutto per bene e sono super contenta di questo traguardo. ma, spesso, mi affido a sottocartelle di cartelle e poi non ricordo mai dove, cosa e quando ho conservato. comincia la ricerca affannosa di documenti importantissimi con annesse maledizioni e parolacce. Sulla mia scrivania, un casino inenarrabile. Lo schermo del mio computer sembra un puzzle e l’archivio che tengo a casa (non si sa mai, sai che risate!) non riuscirebbe a consultarlo nemmeno il più abile degli archivisti. a presto

  5. Oddio che sogno!! E’ una cosa che vorrei tanto tantissimo fare anche io! Anzi veramente mi ci sono già messa un po’, almeno con le scansioni delle foto… Ma non credo che poi le butterò! 😛 Anzi sto meditando di stampare anche un bel po’ delle foto che ho solo in digitale, farne dei foto-libri…
    A proposito, non e’ che da qualche parte nel blog hai anche scritto per quanti anni bisogna conservare per legge i vari tipi di documenti? Oppure consiglieresti dei link a riguardo? Sto giusto per mettere mano al cassetto dei documenti!! ARGH 🙂

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